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Es válido el envío por email de facturas en formato PDF sin firma digital

 

Es válido el envío por correo electrónico de facturas en formato PDF sin firma digital; pero con controles de gestión (DGT: CV 0553-15 de 11-02-2015 y CV 0340-15, de 30-01-2015)

La Dirección General de Tributos (DGT) ha confirmado la validez de esta forma de envío aunque se realice sin firma electrónica.

De forma tradicional se ha señalado que tanto la autenticidad del origen como la integridad del contenido de las facturas debían ser garantizadas por uno de los siguientes mecanismos:

-Mediante una firma electrónica avanzada basada en un certificado digital reconocido (el más habitual es el de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre);

-Mediante un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI); o

-Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la AEAT con carácter previo a su utilización.

Es decir, o se contaba con alguno de los dos sistemas validados por la normativa señalados en los dos primeros apartados, o se necesitaba autorización del Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT si lo que se quería era utilizar un sistema alternativo a estos sistemas “oficiales” (firma electrónica y sistema EDI). Para ello, la Administración podía ejercitar una auditoría del sistema propuesto.

Estos criterios han sido flexibilizados. De esta manera, la garantía de la autenticidad del origen y de la integridad del contenido de las facturas electrónicas no precisa de condiciones o requisitos adicionales respecto de las expedidas en papel y corresponde al obligado a su expedición dar prueba de esta autenticidad e integridad

En concreto en la CV 0553-15 (y en otra V0340/2015, de fecha 30 de enero de 2015, en respuesta a la consulta planteada por una Cámara de Comercio que pretendía sustituir la remisión de facturas en papel por facturas en PDF) a través del envío de un correo electrónico), sobre una persona física que ejerce la profesión de abogacía y que se planeta si el envío de facturas en formato PDF a través de su correo corporativo garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido de las mismas, la DGT responde a la cuestión en consulta de 11 de febrero de 2015, indicando que tal y como establece el art. 164.2 de LIVA, la expedición de facturas por el empresario o profesional, por su cliente o por un tercero, en nombre y por cuenta del citado empresario o profesional, podrán realizarse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, siempre que, en este último caso, el destinatario de las facturas preste su consentimiento. La factura, en papel o electrónica, debe garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde la fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación. Los requisitos a los que debe ajustarse la expedición, remisión y conservación de facturas, se encuentran regulados reglamentariamente.

Por tanto, este centro indica que toda factura en formato electrónico (por ej. formato PDF) que reúna todos los requisitos establecidos reglamentariamente y que sea expedida y recibida en dicho formato a través de un correo electrónico, tendrá la consideración de factura electrónica a los efectos de la LIVA y del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Toda factura electrónica, exactamente igual que una factura en papel, debe contener los elementos requeridos en virtud de la Directiva sobre el IVA. No se podrán considerar factura electrónica las emitidas en formato electrónico, por ejemplo mediante software de contabilidad o de procesamiento de textos, que hayan sido enviadas y recibidas en papel.

Finalmente, respecto a los requisitos de garantía que deba reunir dicha factura electrónica, la DGT indica que podrán establecerse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho. En nuestro ordenamiento jurídico rige el principio general de valoración libre y conjunta de todas las pruebas aportadas, quedando descartado como principio general el sistema de prueba legal o tasada.

En general, lo que se requiere es que los controles de gestión permitan crear una “pista de auditoría fiable” (término de difícil explicación), como bien señala la DGT en CV V0340-15, que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

Por tanto, debe ser posible establecer esa pista de una forma fiable y de esta forma establecer una conexión entre los distintos estadios de la operación, desde su contratación, hasta su realización. A saber, la existencia de una orden de compra, la entrega del bien o la prestación del servicio requerido, la emisión de la correspondiente factura y, finalmente, el pago de la misma.

El hecho de que exista libertad de prueba para el obligado a expedir las facturas hace que éste deba ser más diligente si cabe en sus controles de gestión para, llegado el caso, poder demostrar en una eventual inspección que las facturas expedidas de acuerdo con sus procedimientos internos son correctas y garantizan la autenticidad de su origen así como la integridad de su contenido.

Atención. Con independencia de lo anterior, el contribuyente también podrá poner en conocimiento de la Agencia Estatal de Administración Tributaria los sistemas de control y garantía propuestos para que sean validados con carácter previo a la utilización del sistema de facturación.

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